Privacyverklaring voor FiloFact

Privacyverklaring voor FiloFact

Inleiding

FiloSoft hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij via onze FiloFact facturatie software verzamelen en verwerken. Wij voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie.

1. Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is FiloSoft, gevestigd te Sint-Jansstraat 2F, 3320 Hoegaarden, België.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken de volgende categorieën van persoonsgegevens:

  • Identificatiegegevens: zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer van de klant.
  • Bedrijfsgegevens: zoals bedrijfsnaam, BTW-nummer en andere relevante bedrijfsinformatie van de klant.
  • Financiële gegevens: zoals bankrekeningnummers en factuurinformatie van de klant.
  • Gebruiksgegevens: zoals inloggegevens, IP-adressen, en gebruikspatronen van de Software door de klant.
  • Betalingsgegevens: zoals koppelingen van betalingen aan facturen.

Let op: De gegevens die onze klanten invoeren in de Software voor het maken van facturen en het koppelen van betalingen vallen onder de verantwoordelijkheid van onze klanten. FiloSoft faciliteert slechts deze functionaliteiten.

 

3. Doeleinden en rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Voor het leveren en beheren van de Software: Om toegang te bieden tot onze diensten en om deze diensten te beheren (rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst).
  • Voor facturatie en betalingsverwerking: Om betalingen te verwerken en facturen te verzenden aan onze klanten (rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst).
  • Voor klantenservice: Om vragen en problemen van onze klanten op te lossen (rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst).
  • Voor wettelijke verplichtingen: Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (rechtsgrond: wettelijke verplichting).
  • Voor marketingdoeleinden: Om onze klanten te informeren over nieuwe producten en diensten (rechtsgrond: toestemming).

 

4. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden of zolang als wettelijk vereist is. Specifiek:

  • Gegevens die klanten invoeren voor facturen en betalingen: worden bewaard zolang het account van de klant actief is. Bij beëindiging van het account worden deze gegevens 45 dagen na beëindiging onherroepelijk verwijderd.
  • Gegevens die wij nodig hebben voor onze eigen facturatie en administratie: worden bewaard gedurende de wettelijke termijn van zeven jaar.

 

5. Delen van persoonsgegevens

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of met uw toestemming. Delen van gegevens kan bijvoorbeeld plaatsvinden met:

  • Dienstverleners: zoals IT-providers die ons helpen bij het aanbieden van de Software.
  • Overheidsinstanties: indien wij wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken.

 

6. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, of misbruik. Dit omvat onder andere het gebruik van versleuteling en beveiligde verbindingen (SSL).

 

7. Verantwoordelijkheden van klanten

Klanten van FiloSoft zijn zelf verantwoordelijk voor de gegevens die zij invoeren in de FiloFact Software. Dit omvat de naleving van de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de gegevens die zij verwerken via onze Software.

 

8. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage: U kunt verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens.
  • Recht op rectificatie: U kunt verzoeken om correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
  • Recht op verwijdering: U kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
  • Recht op beperking van de verwerking: U kunt verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Recht op overdraagbaarheid: U kunt verzoeken om overdracht van uw gegevens aan uzelf of een derde.
  • Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.

 

9. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of om een van uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via:

10. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen. Wij raden u aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

11. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de hierboven vermelde contactgegevens. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/ of per post naar Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België.

Datum laatste wijziging: 20/05/2024

Door gebruik te maken van onze Software, gaat u akkoord met deze privacyverklaring.

small_c_popup.png

Ontdek FiloFact

Vul je gegevens in en start je 14-daagse vrijblijvende proefperiode!